Como a Ceres está melhorando os processos de benefícios?

A Gerência de Arrecadação e Benefícios (Geben) revisou seus processos para identificar pontos que poderiam ser melhorados. Ao todo, foram encontradas 47 oportunidades de melhoria.

Desse total, sete ações já foram concluídas e 24 estão em andamento. Assim, 66% das iniciativas identificadas já foram concluídas ou estão sendo tratadas.

A Geben também concluiu as cinco recomendações feitas pela Auditoria Interna dentro dos prazos estabelecidos.

O que está sendo melhorado?

Processos mais claros e organizados

A revisão mostrou que algumas atividades precisavam de procedimentos mais claros e atualizados.

A Geben mapeou processos, revisou fluxos e atualizou normas e documentos. Entre as ações estão a revisão das IN Ceres 013 e 015 e a criação do Manual Operacional da Concessão de Benefícios.

Com isso, a expectativa é tornar os processos mais seguros e dar mais previsibilidade ao tratamento das solicitações e dos benefícios.

Mais segurança nos pagamentos

Algumas etapas dos pagamentos ainda dependiam de atividades manuais e de diferentes conferências.

Para reduzir o risco de erros, a Geben implantou novos controles e conferências, separou responsabilidades entre as etapas do processo e avançou na automação de algumas atividades, além de revisar procedimentos da folha de pagamentos.

O objetivo é aumentar a segurança dos pagamentos e reduzir a necessidade de correções.

Acompanhamento mais próximo dos benefícios

Benefícios temporários, como o auxílio-doença, precisam de acompanhamento para evitar problemas com prazos e pagamentos. Por isso, a Geben criou controles, indicadores e relatórios para acompanhar os benefícios próximos do vencimento e passou a fazer comunicações antecipadas.

A medida ajuda a dar mais previsibilidade ao acompanhamento dos benefícios e a evitar pagamentos indevidos ou interrupções.

Menos tarefas manuais

Algumas atividades repetitivas ainda são feitas manualmente. A Geben está trabalhando para automatizar essas tarefas e integrar informações entre sistemas além de identificar outras atividades que podem ser automatizadas.

A ideia é reduzir o trabalho manual, diminuir a possibilidade de erros e tornar os processos mais ágeis.

Mais agilidade na solução de problemas

Problemas nos sistemas podem afetar atividades de benefícios, folha de pagamentos e arrecadação. A Geben acompanha os chamados enviados aos fornecedores, as correções e os testes das soluções, e, quando necessário, também busca alternativas para reduzir os impactos no trabalho da área.

Entre as melhorias em andamento estão adequações no EPrev e novas integrações solicitadas pela Gerência.

Melhor integração entre as áreas

Os processos de benefícios envolvem diferentes áreas da Ceres. Quando essas etapas não estão bem conectadas, podem surgir retrabalho e atrasos.

Por isso, a Geben está revisando os processos de concessão, arrecadação e cadastro junto às áreas envolvidas para deixar as responsabilidades  mais claras e tornar o caminho das solicitações mais simples e organizado.

O que a Auditoria Interna apontou?

A Auditoria Interna avaliou os processos de habilitação e concessão de benefícios e apresentou recomendações relacionadas a controles e procedimentos. Todas as cinco recomendações atribuídas à Geben foram concluídas.

Entre as melhorias realizadas estão a atualização do Manual Operacional da Concessão de Benefícios, o aprimoramento dos controles do auxílio-doença, a revisão dos critérios para adiantamento de pagamentos e o acompanhamento de benefícios e valores de herdeiros.

O trabalho continua

A revisão dos processos não termina com a conclusão das primeiras ações. A Geben continuará mapeando atividades, acompanhando indicadores, identificando oportunidades de automação e aprimorando a integração entre áreas e sistemas.

O objetivo é identificar e tratar possíveis riscos antes que eles afetem participantes e assistidos, tornando os processos da Ceres cada vez mais seguros e organizados.